6.4           Erweiterungen zu Revisions- und Versionsindizes bei der Dokumentenrevision

Mit der aktuellen Version sind zudem folgende Erweiterungen zur Dokumentenrevision verfügbar:

·            Auf dem Ordner Revisionen können Sie das Arbeitsblatt Revisionsdokumente öffnen, das die Revisionsdaten in folgenden Spalten anzeigt:

Name – enthält die Blattbezeichnung

Kommentar – enthält den Namen der PDF-Datei

Erstellungsdatum - der PDF-Datei

Änderungsdatum - der PDF-Datei

Dateigröße - der PDF-Datei

Revisionsindex (automatisch)

Versionsindex (automatisch)

·            Vor Fertigstellung einer neuen Revision werden Ihnen im Dialog Revision für Dokumente die bei der Revision erfassten Blätter in einer Tabelle angezeigt. Neben Revisions- und Versionsindizes werden auch die Attributinhalte von Teil von und Name zu den Blättern angezeigt. In der Spalte Freigeben können Sie pro Blatt auswählen, ob die Revisions- und Versionsindizes hochgezählt und die Blätter als PDF gespeichert werden sollen:

·            Neue Version (ohne PDF): Der Versionsindex wird hochgezählt und am Blatt eingetragen. Es wird kein PDF für dieses Blatt erzeugt. Diese Einstellung wird automatisch bei nicht geänderten Blättern angezeigt.

·            Neue Revision (mit Version und PDF): Der Revisionsindex und der Versionsindex werden hochgezählt und das Blatt wird als PDF unterhalb der Revision gespeichert. Diese Einstellung wird automatisch bei geänderten Blättern angezeigt.

·            Neue Version (mit PDF): Der Versionsindex wird hochgezählt und das Blatt wird als PDF unterhalb der Revision gespeichert.

·            Im Optionen-Dialog können Sie jetzt mit zwei neuen Optionen die Erzeugung von Revisions- und Versionsständen steuern:

·            Ordner nach Revisions- und Versionsindex strukturieren

Markieren Sie diese Option, wenn Sie die Revisions- und Versionsindizes im Revisionen-Ordner zur Strukturierung nutzen möchten. Im Revisionen-Ordner werden dabei mit Revisions- und Versionsindex bezeichnete Revisionsobjekte oberhalb der Ordner Freigegebene Dokumente erzeugt

·            Bei jedem Revisionsindex den Versionsindex automatisch zurücksetzen

Sobald sich der Revisionsindex ändert, wird der Versionsindex mit dem Startwert beginnend neu hochgezählt.

·            Den Revisionsindex können Sie vor Erstellung einer neuen Revision auch dann ändern, wenn bereits Revisionsdaten zu Ihren Blättern vorhanden sind. Nach Änderung des Revisionsindex beginnt die Erzeugung der Versionsstände wieder mit dem Versions-Startwert. Im obigen Beispiel wurde der Revisionsindex von „A-Z“ auf „1-100“ geändert.

·            Bisher konnten Sie bei der Erstellung einer neuen Revision Blätter nur mit den Ständen der vorherigen Version vergleichen. Jetzt können Sie über einen Auswahldialog jede existierende Version zum Vergleich auswählen.